Yhteistä laulua sanoittamassa. Työyhteisöviestintä ja lähettiläät.

Laura MänkiNo Commentsviestintä

Osallistuin 19.3.2015 Törmäykseen, ProComin ja HENRY ry:n järjestämään työyhteisöviestinnän päivään. Paras anti minulle oli sen ymmärtämisessä, millaisten ongelmien parissa työyhteisöviestinnässä tällä hetkellä painitaan sisältä käsin. Itse kun katson nykyään asiaa enimmäkseen ulkoa: konsulttina, joka polleana tulee kertomaan, miten hommat pitäisi teillä hoitaa hei etteks tajuu. Helppohan se on meidän tulla sanomaan että nyt vaan joka iikka sinne juutuubiin ja bloggaamaan niinkun olisitte jo.

Miksi enimmäkseen markkinointiviestinnän parissa työskentelevä täti kiinnostuu työyhteisöviestinnästä (joka myös sisäisenä viestintänä tunnetaan)? Siksi että nykymaailmassa yrityksen viestintä, markkinointi, HR ja osin myös IT ovat yhtä ja samaa kokonaisuutta. Sellaista työntekijää ei pian enää ole, joka ei jollain tavalla olisi siinä kuuluisassa asiakasrajapinnassa: vaikka yrityksessä tai organisaatiossa ei vielä oltaisi työntekijälähettilyydestä kuultukaan (eikä toivottavasti kuullakaan ennen kuin sille keksitään parempi termi), työntekijät joutuvat tekemään työminän ja yksityisminän rajankäynnin joka kerta kun törmäävät työhönsä liittyvään aiheeseen keskustelufoorumilla, instaavat firman saunaillasta tai joutuvat Facebookissa suhtautumaan huonoon palautteeseen tilanteesta, johon heillä ei henkilökohtaisesti ole ollut osaa eikä arpaa. Pahimmillaan yksittäiseen työntekijään voi kohdistua äkillinen someraivo, jonka käsittelemiseen hänellä ei ole mitään valmiuksia tai tukea.

Työyhteisöviestintä on keskeisessä asemassa paitsi sen suhteen, millaisia viestejä johdon ja henkilöstön välillä kulkee, myös siinä, miten ulkomaailma yrityksen näkee. Jos mainostoimistolta tilattu mairea kampanja osuu samaan päivään kuin epäonnistuneesta asiakaskokemuksesta syntynyt somekriisi, tilanteesta kärsivät paitsi toimitusjohtaja ja viestintäpäällikkö, myös kaikki talossa työskentelevät. Jokaista mainosta tai tiedotetta ei tarvitse huutoäänestyksellä henkilökunnan taholta hyväksyttää, mutta olisi suotavaa että ne, jotka arjessa kantavat yritystä eteenpäin, voisivat tuntea olevansa samaa mieltä siitä mitä firman mainoslehtisessä tai esittelyvideossa heidän puolestaan luvataan. Jos näin on, he voivat jopa jakaa mainoksen tai päivityksen netissä omille kavereilleen ja kertoa työstään – ilman painostusta tai kehotusta, vain siksi että tuntevat ylpeyttä  työpaikastaan.

Toimiva työyhteisöviestintä on yhdistelmä viestintää, informaatioteknologiaa ja henkilöstöhallintoa. Jos tähän vielä yhdistyy se, että johto, myynti, markkinointi ja asiakaspalvelu ovat suurin piirtein yhtä mieltä siitä, millaisia väitteitä asiakkaille esitetään ja miksi, ollaan hyvässä jamassa. Ihanteellisessa tilanteessa kaikilla on käytössään kanavat, taitoa ja tahtoa jakaa viestit myös koko muulle henkilökunnalle. Työntekijälähettilyys – se, että innostetaan talon oma väki viemään organisaation viestiä aktiivisesti ulospäin – ei ole taikatemppu, joka tapahtuu sormia napsauttamalla ja palkintoja lupailemalla. Jos tavoitteet ovat epäselviä, johto ei osaa motivoida edes itseään, tai kukaan ei tiedä mitä naapuritontilla on tekeillä, on tuloksia turha odottaa. Työyhteisöviestinnän kehittämisellä voidaan parantaa kaikkia näitä asioita, mutta ei korjata perustaa.

 

Kolme vinkkiä työyhteisöviestinnän kehittämiseen

Muutama hyvä neuvo tarttui esityksistä matkaan niille, jotka ovat ottamassa ensiaskeleita muutoksen polulla oman organisaation viestinnässä, liittyivätpä haasteet sitten työilmapiirin kohentamiseen, asiakasviestinnän yhtenäistämiseen, työntekijälähettilyyden kehittämiseen tai puhtaasti tiedonkulun parantamiseen. Verkkosivu-uudistus tai sosiaalisen intranetin rakentaminen ovat myös mitä suurimmassa määrin työyhteisöviestinnän projekteja, joihin kannattaa suhtautua riittävän vakavasti riittävän ajoissa.

 

1. Valmistaudu maratoniin, älä sprinttiin. Sitkeys, sitkeys, sitkeys ja vielä kerran sitkeys.

  2. Ota väki mukaan asteittain. Värvää ensi vaiheeseen mukaan joukko vapaaehtoisia ja käynnistä prosessi yhteistyössä heidän kanssaan. Keskity innostajiin, älä lannistajiin.

  3. Työyhteisöviestintä kuuluu kaikille. Takana ovat ne ajat, jolloin viestintäosaston työnä oli tuottaa tiedotteita ja muu henkilökunta vastaanotti tai seurasi sivusta. Yrityksen ammattilaisviestijöiden työnä on yhä vahvemmin mahdollistaminen, tukeminen ja innostaminen.

Ilosanomaa saarnaamassa

Vielä siitä työntekijälähettilyydestä. Temppu ja miten se tehdään. Lainaan loppukaneetiksi kaverini Kirsi Lindh-Mansikan Facebook-seinällään olleessa ketjussa lausumia viisaita sanoja (ihan luvan kanssa – kiitos!). Mitä työntekijälähettilyys on tai ei ole? Tai mitä sen ei ainakaan pitäisi olla?

”Se ei ole sitä, että jonkun firman joka ikinen työntekijä autokuskia myöten passitetaan someen suoltamaan yritysevankeliumia.
Se voisi olla sitä, että on dedikoitunut ryhmä eri osa-alueilta, joka haluaa ja uskaltaa – ja ennen kaikkea jonka annetaan – olla somessa vapaasti niin oman kuin fiksusti toimitetun evankeliumisisällön kanssa.”