Rajat, rakkaus ja HAMK – näin viestintäkulttuuri muutetaan

Ylätason tavoitteet selville, yksiköille sekä rajoja että rakkautta omien toimintatapojen määrittelyyn ja yksittäisille työntekijöille tarpeeksi tukea oman roolin löytämiseen. Näillä eväillä HAMK on lähtenyt muuttamaan viestintäkulttuuriaan. Joy & Order oli mukana Viestintäairut-pilotin merkeissä – nyt palasimme rikospaikalle katsomaan, mitä vuoden päästä oli tapahtunut!

Viestintäairut-valmennus syntyi tarpeesta luoda monenlaisille työyhteisöille sopiva menetelmä muuttaa viestintäkulttuuria (Lue alkuvaiheista lisää täältä.). Miten saada muutos aikaan valmentamalla osa organisaation jäsenistä viemään asioita eteenpäin omalla esimerkillään ja toisiaan tukien? Koska mitään ihan vastaavaa ei ollut aiemmin tehty, halusimme päästä kokeilemaan konseptiamme oikeassa elämässä. Osuisivatko tarpeet, toiveet ja konsepti oikeasti yhteen?

Tuumasta toimeen: keväällä 2016 ryhdyimme Päivi Hoikkalan, Terhi Lavosen ja HAMK:n viestintäväen kanssa uskaliaaseen projektiin. Puhuimme Skypessä, tapasimme nokikkain ja järjestimme kaikille avoimen, koko henkilöstölle striimatun lanseerausluennon. Rekrytoimme osanottajat ja järjestimme heidän kanssaan neljä työpajaa. Työpajojen välissä ja niiden jälkeen tehtiin tehtäviä ja keskusteltiin yhdessä Yammerissa. Valmennuksen päätteksi osallistujat saivat Viestintäairut-osaamismerkin. So far so good: homma oli paketissa, heippa!

Mutta miten sen “pysyvän muutoksen” kanssa? Alkaisiko asioita oikeasti tapahtua? Keväällä 2017 oli tullut aika tarkistaa, mitä viestintäairueille kuuluu ja miten asiat olivat edenneet. Projektin alussa HAMK:n omassa blogissa asetetut tavoitteet olivat kovat:

• Meillä on toistakymmentä uutta sitoutunutta ja pätevää viestijää, jotka uskaltavat ja osaavat toimia somessa sekä kannustaa muita mukaan tekemiseen.
• #HAMK alkaa vähitellen näkyä somessa entistä enemmän ja entistä paremmin. Jokaisella yksiköllä on sosiaalisen median realistiset toimintasuunnitelmat osana muuta viestinnän tekemistä.
• Viestinnän toimintaohje uusitaan.
• Toimintakulttuurimme alkaa muuttua niin, että aktiivisuuteen kannustetaan, näkymiseen satsataan ja virheitä sallitaan.
• Muutosprosessista tehdään ainakin yksi opinnäytetyö tai muu projekti.
• Meille tulee uusi sosiaalisen median osaamismerkki.

Saatiinko muutosta aikaan?

Yksilötasolla: erinomaisesti. Alun perinkin rohkeat ovat suorastaan villiintyneet ja innostuneet opiskelemaan lisää ja julkaisemaan niin Twitterissä kuin blogeissakin. Ujommat ovat tehneet pieniä avauksia ja rohkaistuneet. Lomien, matkojen ym. aikana ote silti helposti herpaantuu, kun rutiini katkeaa. Yhden valmennettavan sanoin: airutvalmennuksesta “jäi ajatuksia joita kantaa mukanaan”.

Jatkakaa samaan malliin: pienet askeleet vievät lopulta samaan päämäärään kuin suuret harppaukset. Rutiineista kannattaa pitää kiinni ja laittaa vaikka kännykkään muistutuksia bloggausvuoroista, valokuvista ym.

Yksikkötasolla: osittain. Joissain yksiköissä on viety reippaasti asioita eteenpäin ja innostettu ihmisiä viestimään sekä sisäisissä kanavissa että ulospäin. Ydinviestejä on hiottu ja järjestetty yhteisiä sessioita, joissa on mietitty viestintää vastaanottajien – kuten koulutukseen hakeutuvien – näkökulmasta ja ideoitu uusia sisältöjä. Viestintää on myös tuotu mukaan kehityskeskusteluihin: sovitaan yksikön tavoitteisiin yhdistyvistä toimista henkilötasolla. Vastuita on jaettu ja käyttöoikeuksia lisätty esim. Twitteriin ja Instagramiin. Edistyneemmät käyttäjät ovat neuvoneet alkavia. Sisältökalenteri on viety yhteiseen Exceliin kaikkien saataville ja päivitettäväksi. Päivitysvuoroja on jaettu niin, ettei kenellekään muodostu liian suurta kuormaa – esim. bloggaus 1-2 kertaa lukukaudessa.

Sisäinen viestintä etenee eri tahtiin eri yksiköissä: joissain yksiköissä ollaan edelleen jumituttu sähköposteihin, mutta toisissa on siirrytty kokonaan Yammeriin ja O365:n työtiloihin sekä henkilöstön että opiskelijoiden keskuudessa. Ihan erityisesti on kunnostautunut Evon metsätalous. “Oli vaan päätetty niin”, kertoivat evolaiset itse asiasta kuultuna. “Yammer on juuri niin hyvä kuin sen käyttäjätkin”, toteaa HAMK:n verkkoviestintäpäällikkö Lotta Linko.

Mainiota! Kuten valmennuksessakin todettiin, kevyt pakottaminen on usein hyvä konsti saada ihmisiä mukaan. Kun yhä useampi huomaa uuden toimintatavan hyödyt, loputkin innostuvat. Vastuiden langettamista muutamien harvojen harteille kannattaa välttää: käy helposti niin, että se hoitaa hommat, joka aiemminkin niin näppärästi on hoitanut.

Koko organisaation tasolla: osittain. Jo pilotin aikana keskustelimme yhdessä siitä, että ylätason tavoitteiden täytyy olla jollain tasolla olemassa ennen jalkautusta, mutta mitä syvemmälle organisaatiossa edetään, sitä selvemmin ylätason strategian puutteet ja epämääräisyydet nousevat esiin. Viestintäairutvalmennuksessa keskityttiin kuitenkin yksilötasoon, ja kokonaisuuden kehittäminen jätettiin HAMKin viestintätiimin päteviin käsiin. Ajattelua viedään yhä enemmän organisaation sisään tuijottamisesta kohderyhmiin, ja viestintäohjeen päivitys on meneillään – samanaikaisesti koko strategisen viestinnän uudelleen organisoinnin kanssa. Yhteisöllisen viestinnän osaamismerkki on osa henkilökunnan yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkkiä, ja tulossa on myös mm. liiketalouden opinnäytetyö kriisinhallinnasta somessa ja sen tuloksena kriisin- ja maineenhallintasuunnitelma.

Johdon antama mandaatti ja oma sitoutuminen viestintäkulttuurin muutokseen ovat tärkeitä. Jos johto ei ole näkyvästi mukana, on vaikea perustella miksi kenenkään muunkaan pitäisi.

It takes a village

HAMKin viestintää on viime aikoina kehitetty monella tavalla. HAMK:n blogialusta uusittiin WordPress-alustalle vuoden 2016 aikana: nyt kuka tahansa käyttäjä voi perustaa oman blogin. Blogeja on hyödynnetty mm. Global Fashion Business -hankkeessa. Erikseen mainittakoon Lehtori Hannula. Uutta blogialustaa ei edes ehditty markkinoida: se otettiin innokkaasti vastaan ja myi itse itsensä.

“Tavoitteena on viestinnän vieminen joka tilanteeseen, luonnolliseksi osaksi arjen tekemistä”, sanoo Lotta Linko. HAMK on nyt kokoamassa sisältötiimejä, joiden yhteistyöllä viedään asioita eteenpäin jokaisessa yksikössä. Rajojen asettaminen vapauttaa työhön: sisältötiimeille annetaan teemat, tekemisen ohjeet ja kanavien roolit. Kun raamit ovat olemassa, sisältötiimit voivat valita mihin keskittyvät. “Näin kaikille löytyy HAMKin kannalta olennaiset ja henkilölle itselleen omat aiheet, ja jokainen voi valita tapansa toimia”, toteaa Lotta Linko. “Joitakin asioita, esim. mediaviestintää täytyy johtaa tarkemmin, mutta viestinnän rooli ei ole ensisijaisesti olla logopoliisi tai palvelutoimisto, vaan raamien antaja ja arjen tukija.”