Näin kirjoitat lukijalähtöisen tekstin

Kuvittele, että kirjoituksesi pystyisi sammuttamaan lukijasi janon, nälän tai seksinnälän. Lukija ahmisi tiedotteesi, bloggauksesi tai muistiosi ja toivoisi, että se olisi mahdollisimman pitkä.

No.

Tähän voisit pystyä, jos tekstisi olisivat fiktiota. Me työelämän tekstintekijät emme pysty täyttämään biologisia tarpeita. Me pystymme johonkin muuhun.

Auttamaan lukijaa täyttämään psykologiset tarpeensa.

Kolme psykologista tarvetta

Psykologiset tarpeet ovat biologisten tarpeiden tapaan samanlaisia jokaisella ihmisellä, oli hänen ikänsä, sukupuolensa tai kulttuurinsa mikä tahansa.

Psykologisia tarpeita on selvitetty itseohjautuvuusteorian eli motivaatioteorian tutkimuksissa 1970-luvulta saakka. Teorian mukaan tarpeita on kolme: tarve itsenäisyyteen, liittyneisyyteen ja osaamiseen. Kun nämä tarpeet täyttyvät, motivoidumme tehtävään tai tavoitteeseen.

Toisin kuin yleisesti luullaan, tarpeilla ei ole tärkeysjärjestystä, vaan ne kaikki ovat yhtä tärkeitä. Ja toisin kuin biologiset tarpeet, psykologiset tarpeet ovat usein tiedostamattomia. Siksi lukija ei yleensä ymmärrä, miksi jokin teksti tuntuu hyvältä ja miksi huonolta, vaan hän huomaa vain, että tästä minä tykkään, tämä tuntuu hyvältä, tai tämä on tylsää, tätä en viitsi lukea.

Tässä käyttöösi lukijalähtöisen kirjoittamisen kolme tärkeintä keinoa. Kun käytät niitä, autat lukijaasi täyttämään psykologiset tarpeensa. Keinojen käyttäminen on sitä tärkeämpää, mitä vähemmän lukija on kiinnostunut aiheestasi ja mitä vähemmän hän siitä tietää.

Keino 1: tee ihmisestä tekijä

Lukijan tarve itsenäisyyteen on sitä, että hän haluaa kokea, että hänellä on vapaa tahto. Että hän saa valita tarjolla olevien vaihtoehtojen välillä.

Tämän tarpeen täytät, kun teet ihmisestä tekstisi tekijän, subjektin. Silloin autat lukijaa kokemaan, että hän on se, joka päättää, sen sijaan että hän olisi sinun päätöstesi kohde.

Tehokkainta on, kun kirjoitat sinä-muodossa eli yksikön toisessa persoonassa. Jos se ei ole tekstilajisi vuoksi mahdollista, laita tekijäksi jokin ihmistä kuvaava sana. Kirjoita siis mieluummin työntekijä, yrittäjä tai myyjä kuin työnteko, yrittäjyys tai myyminen.

Toimi näin, teet mitä tekstilajia tahansa: bloggausta työpaikkasi blogiin, palvelujenne esittelyä verkkosivuillenne tai mediatiedotetta.

Vältä passiivia ja passiivimaisia rakenteita, joista tekijä ei selviä. Niistä lukijalle tulee isoveli valvoo -tyyppinen olo, että joku tästä nyt on päättänyt, mutta minulle ei kerrota, kuka, tai hän kokee, että häntä kyllä puhutellaan mutta epäsuoraan kuten vanhoissa Suomi-filmeissä tyyliin hän ottaa nyt kahvia, jolloin puhuttelija ja hänen asiansa jäävät etäisiksi. Sano siksi mieluummin Johtoryhmä päätti kuin Asiasta päätettiin ja Voit maksaa laskun erissä kuin Laskun voi maksaa erissä.

Vältä myös minä-muotoa, koska sillä teet tekstistä kirjoittajakeskeisen ja karkotat lukijan. Paitsi kun teet tekstiä, jossa haluat korostaa juuri sinun näkemyksiäsi ja kokemuksiasi.

Keino 2: osoita merkitys ja joukkoon kuuluminen

Lukijan tarve liittyneisyyteen on sitä, että hän haluaa kokea kuuluvansa joukkoon ja olevansa osa jotain itseänsä suurempaa.

Keskity tämän tarpeen täyttämiseen erityisesti, kun käsittelet projektia, strategiaa tai muita asioita, jotka ovat kaikille yhteisiä tai joiden toivot koskettavan jokaista.

Tämän liittyneisyyden tarpeen täytät kahdella tavalla.

Ensimmäinen tapa on, että vastaat lukijan miksi-kysymyksiin. Niihin, joita hän ei yleensä edes tiedä miettivänsä. Perustelusi auttavat lukijaa ymmärtämään, mihin asiasi liittyy eli miksi ylipäätään puhut hänelle siitä, mistä puhut. Kokemaan, että arvostat häntä. Ymmärtämään, että hän ei ole sinun tai jonkun muun pelinappula, vaan että hänen tekemisensä on tärkeää.

Toinen tapa täyttää lukijasi tarve liittyneisyyteen on se, että maustat tekstiäsi me-muodolla. Näin osoitat, että sinä ja lukijasi kuulutte samaan joukkoon, samaan tiimiin tai firmaan, joka auttaa ihmisiä pääsemään avaruuteen tai rakentamaan katedraaleja. Kysymys on tosiaan vain maustamisesta – kirjoita suurin osa tekstistäsi sinä-muodossa aina kun mahdollista.

Joten:

Kun bloggaat uudesta strategiastanne tai teet henkilöstötiedotteen projektisi etapin saavuttamisesta, kerro tai kertaa, minkä vuoksi strategiasta tehtiin juuri tällainen ja miksi tämä projekti on käynnissä. Hae perustelut yrityksenne tai projektisi palvelutehtävästä.

Kun lähetät lukijalle sähköpostin, jossa kehotat häntä vastaamaan henkilöstökyselyyn, kerro, miksi toivot hänen tekevän niin. Ja kun pyydät häntä lähettämään sovitut aineistot tiettyyn päivään mennessä, kerro, mitä sen jälkeen tapahtuu.

Keino 3: kirjoita selvästi ja kiinnostavasti

Lukijan tarve osaamiseen on sitä, että hän haluaa tuntea onnistuvansa ja oppivansa.

Tämän tarpeen täytät, kun kirjoitat selvästi ja kiinnostavasti. Kun lukijasi ymmärtää lukemansa, hän kokee, että sinä ymmärrät ja arvostat häntä. Eikä hän koe itseään tyhmäksi tai kyykytetyksi. Toimi näin:

1. Asettele tekstisi niin, että sitä on helppo silmäillä ja lukea. Silmäilijä ilahtuu osuvista pää- ja väliotsikoista, havainnollisista kuvioista ja taulukoista sekä lyhyistä, muutaman virkkeen mittaisista kappaleista; lukija rauhallisesta ulkoasusta ja leveistä marginaaleista.
2. Kiinnosta lukijaasi. Mieti, mitä hän tarvitsee, odottaa, toivoo ja pelkää. Ja anna se hänelle.
3. Etene johdonmukaisesti. Noudata tekstilajisi rakennetta ja laita loogiseen järjestykseen myös virkkeet, lauseet ja sanat.
4. Kirjoita selvästi. Käytä lukijalle tuttuja sanoja. Annostele tietoa, jotta lukija ei saa ähkyä. Havainnollista asiaasi esimerkein, kuvioin ja taulukoin. Tee lauseista ja virkkeistä 4–9 sanan mittaisia, niin ne mahtuvat lukijan työmuistiin.

Lukijalähtöisistä tekstistä hyötyvät sinä, lukijasi ja työpaikkasi

Kun kirjoitat lukijalähtöisesti, kaikki voittavat. Lukijasi kiinnostuu ja jopa innostuu siitä, mitä kirjoitit. Sinä saavutat tekstilläsi sen, mitä halusit. Ja organisaatiosi antaa teksteillään hyvän asiakaskokemuksen ja työntekijäkokemuksen.