Intranet on ihmisten asia

Täti on pitkään diggaillut North Patrolia. Olemme lainanneet stadilaiskollegoiden sanoja ja graafeja niin usein, että alkoi olla aika kiittää asiasta livenä – sekä jutella intranettien ja sisäisen viestinnän kehittämisestä. Istuimme siis alas Hanna P. Korhosen kanssa.

Miten ihmisestä tulee intranetkonsultti?

“Internet ja kaikenlainen luova suunnittelu ja optimointi ovat aina kiinnostaneet”, kertoo Hanna. ”Opiskelin Jyväskylän yliopistossa yhteisöviestintää, markkinointia ja tietojärjestelmätiedettä. Opiskelujen aikana ja jälkeen olin töissä mm. Jyväskylän ja Kuopion kaupungeilla ja Aalto-yliopistoksi sittemmin muuttuneella TKK:lla. Hoidin etenkin intra- ja CMS-käyttöönottoprojekteja ja TKK:lla vastasin Noppa-kurssisivustokonseptista. Kokemusta karttui laidasta laitaan, niin tiedeviestinnästä, opintotietojärjestelmän sielunelämästä kuin erityisesti suurten organisaatioiden sisäisen viestinnän kysymyksistä.”

Mitä työhösi kuuluu?

“Tyypillisesti olen tulkkina asiakkaan viestinnän, bisneksen ja teknologian välissä: osaan puhua kaikkien kieltä. On usein haasteellista, kun eri osapuolet katsovat samaa asiaa oman viitekehyksensä takaa. Ulkopuolinen konsultti tulee tulkkaamaan ja antamaan vaihtoehtoja. Intranetien lisäksi autamme myös ekstranetien, julkisten verkkosivustojen ja verkkokauppojen tarvekartoitusten, palvelumuotoilun, määrittelyjen, teknologiavalintojen ja kilpailuttamisen kanssa: mitä ollaan tekemässä, miksi, kenen kanssa se tehdään ja millä teknologialla.”

Mennäänpä sitten sinne intranetin syövereihin. Tyypillinen tapaus taitaa olla, että olepa hyvä, arvoisa työyhteisö, tässä teille uusi Office 365, ryhtykää käyttämään! Miksi juuri O365?

”Hah, juuri näin! Pilvi on nyt organisaatioiden IT-yksiköissä kuumaa tavaraa. Microsoftin pilvipalvelu Office 365 on Microsoft-tuotteita käyttävälle IT:lle houkutteleva ostos: samassa paketissa saadaan sähköpostit ja kalenterit pilvipalveluun, automaattisesti henkilöstön koneille päivittyvät Office-toimisto-ohjelmat sekä laaja skaala ryhmätyövälineitä. Enää näitä ei tarvitse ylläpitää omissa konesaleissa”, Hanna toteaa. ”Samassa lisenssipaketissa organisaatiolle tulee ostetuksi SharePoint Online ja Yammer. Sitten ollaankin tilanteessa, jossa viestinnälle todetaan, että myös intranet toteutetaan niillä. SharePoint onkin Suomen suosituin intranet-alusta, joko pilviversiona tai perinteiseen malliin omassa konesalissa pyörivänä.”

“O365 sopii hyvin digitaalisen työympäristön kokonaisratkaisuksi pienille tietotyöpainotteisille organisaatioille. Meillä on itsellämmekin käytössä O365. Projektien pyörittämisessä se toimii hyvin, esim. projektimateriaalien samanaikainen muokkaaminen on meille elintärkeää. Yammer on myös aktiivikäytössä: käymme vilkasta keskustelua eri aihepiireistä ja jaamme vinkkejä. Maanantaiaamuisin kaikki kirjaavat Yammeriin, mitä on viikon työlistalla. Vain kuukausipalaveri käydään kasvokkain.”

Milloin O365 ei ole hyvä valinta? Ja millaisia haasteita sen kanssa voi odottaa?

“O365:n – kuten muidenkin pilvipalveluiden – suhteen keskustellaan aina tietoturvakysymyksistä. Data kun ei ole omassa kellarissa. Monille on myös tärkeää, missä maassa pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat.”

“O365 saattaa olla haasteellinen suurissa organisaatioissa. Esimerkiksi SharePointin ongelmana on se, ettei kokonaisuuden hallintaan ole kovin tehokkaita työkaluja”, muistuttaa Hanna. ”Paketissa ei suoraan ole vaikkapa monipuolisia työtilahakemistoja, vaan ne pitää toteuttaa erikseen. O365:een tulee myös koko ajan lisää ominaisuuksia. Pakkaa sekoittavat esimerkiksi lukuisat eri välineet samantyyppisiin ryhmätyötarkoituksiin: on Groupsit, Teamsit, Yammerit ja perinteiset sivustot. O365:n uudet sovellukset tulevat usein käyttöön melko karvalakkiversioina. Microsoftin päässä ei kukaan tunnu ottavan vastuuta kokonaisuudesta.”

“Toki täydellistä työkalua ei olekaan – markkinoilla on siis tilaa!”

Entä jos ei halua käyttää Microsoftin tuotteita?

“Vaihtoehtoja löytyy! On esimerkiksi Googlen tuoteperhe ja IBM:n tuoteperhe, ja ryhmätyöhön sopii vaikka Atlassian Confluence. Perinteiseen viestinnälliseen intraan – uutisointiin, tapahtumiin ja sisältösivuihin – käy käytännössä mikä tahansa sisällönhallintajärjestelmä, vaikka WordPress. Ruotsissa on vahvana sikäläinen Episerver, jonka vahvuus on mm. monikielisyyden hallinta. Nykyään harvoin toteutetaan julkista verkkosivustoa ja intraa samaan sisällönhallintajärjestelmään, kuten vielä muutama vuosi sitten, koska palvelujen vaatimukset ovat sittemmin eriytyneet. Intranetit kehittyvät sisäisiksi digitaalisiksi työvälineiksi; julkiset verkkosivustot osaksi markkinoinnin automaation koneistoa.”

Mitkä ovat neuvosi järkevään intranetprojektiin?

“Tehokkain tapa epäonnistua on se, ettei projektissa ole riittävästi resursseja, jotta se saataisiin vietyä loppuun asti. Usein voimat loppuvat viimeistään siinä vaiheessa, kun koko organisaatiota pitäisi tukea uusien välineiden ja toimintatapojen omaksumisessa”, Hanna varoittaa. “Ensinnäkin tulee organisaation ja henkilöstön tarpeiden pohjalta määritellä, mitä ollaan tekemässä. On huomioitava jo se lähtökohta, että terminä ‘intranet’ on eri ihmisille eri asioita. On keskusteltava, mitä intranet meille tarkoittaa. Mikä on se oletus, mihin sitä käytetään?”

“Välineiden keskinäinen työnjako on tärkeää: on määriteltävä oman yhteisön sisällä, mihin tarkoitukseen mitäkin viestinnän kanavaa ja digitaalisen työympäristön välinettä käytetään. Koska rakennetaan ja roolitetaan välineitä koko henkilöstölle, sitä ei voida tehdä vain muutaman henkilön päätöksellä.”

“Pitää uskaltaa puhua ja sopia asioista organisaation sisällä. Pitää olla aikaa tutkia ja toteuttaa, luoda pelisääntöjä – ja viime kädessä viestiä niistä. Esiselvitysvaiheessa käymme tyypillisesti haastattelemassa henkilöstöä sisäisen viestinnän, tiimien sisäisen ja keskinäisen viestinnän sekä digitaalisen työskentelyn kysymyksistä, tuskista ja hyvistä käytännöistä.”

Entä jos kyseessä on monessa maassa ja monella kielellä toimiva työyhteisö?

“Monikielisyyttä kannattaa miettiä huolella”, sanoo Hanna. “Sen toteuttamiseen on lukuisia eri ratkaisuja. Tarvitaanko kaikkea kaikilla kielillä, vai voiko pääkielenä olla esimerkiksi englanti ja vain kunkin maan lakisääteiset HR-asiat omalla kielellä? Lähtökohtana pitää olla oikea toiminta: onko asia sisällöllisesti samaa vai ei? Ja millä kielellä mikäkin porukka Yammerissa toimii: voiko olla esim. sekakielisiä ryhmiä, omia ryhmiä, globaaleja ryhmiä? Kielitaito vaikuttaa aktiivisuuteen: jos halutaan että ihmiset todella osallistuvat, ei kannata tehdä valmista kielimuuria. Tarvitaanko esim. joku viestinvälittäjä kieliryhmien välille?”

Miten intranet-projekti viedään kauniisti loppuun?

“Intranetin julkaisun yhteyteen tulee varata riittävästi resursseja. Usein tarve aliarvioidaan. Mitä suurempi muutos, sitä enemmän tarvitaan viestintää ja sitouttamista, jo projektin alkuhetkestä alkaen”, neuvoo Hanna. “Johtajat ja johtoryhmä kannattaa ottaa erikseen mukaan ihan käytännössä. Heille voi näyttää kädestä pitäen miten asiat toimivat, jotta he voivat rauhassa ja luottamuksella kysyä tyhmät kysymykset ja oppia itse. Ja tämän jälkeen viedä viestiä eteenpäin. Tämä tietysti vaatii intranet-vastaavilta rohkeutta.”

Miten näet viestintäammattilaisten roolin nykyorganisaatioissa?

“Viestinnän työ on nykyään enemmän kanavien ja roolitusten määrittelyä ja henkilöstön ja johdon sparraamista ja tukemista viestijöinä. Myös intranet-kehittämisessä ihmisten yhteistyö on kaiken ydin, eikä sitä ratkaista teknologioilla.”