“Huikea vuosi” – uusi Opetushallitus ja kulttuurimuutos

Kun kaksi identiteetiltään vahvaa, historialtaan ja kulttuureiltaan erilaista organisaatiota päätetään yhdistää, prosessiin liittyy lukemattomia käytännön haasteita, ratkottavia kysymyksiä ja suuria tunteita. Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO ja vanha Opetushallitus liittyivät vuoden 2017 alussa yhteen, ja syntyi uusi uljas Opetushallitus. Miten yhdistyminen konkreettisesti tapahtui viestinnän ja kulttuurimuutoksen näkökulmasta ja missä mennään kun vuosi on takana? Haastattelimme Opetushallituksen viestintäpäällikköä Marjo Somaria.

“Onhan tämä ollut huikea vuosi”, sanoo Marjo. Aiemmin CIMO:n viestinnästä vastanneella Marjolla on nykyisessä toimenkuvassaan annettu tehtäväksi “viestinnän metamorfoosi”. Muodonmuutos on käynnissä, eikä loppua näy. Heti uuden organisaation aloitettua käynnistettiin koko henkilöstön yhteinen työskentely organisaation tavoitteiden kirkastamiseksi ja toimintatapojen uudistamiseksi. “Toive siitä, että halutaan aktiivisempaa viestintää, on tullut nimenomaan henkilöstöltä.”

Fuusio – näin sen teet

“CIMO:n ja OPH:n yhdistäminen oli noussut esille aika ajoin jo 20 vuoden ajan”, kertoo Marjo. Yhdistymisestä päätettiin lopulta vuoden 2015 lopussa. “Päätös ei ollut kivuton, mutta kun se kerran oli tehty, otettiin tavoitteeksi tehdä lopputuloksesta paras mahdollinen.” Valmisteluaikataulu oli tiivis: uuden viraston oli määrä aloittaa vuoden 2017 alussa.

Työ käynnistyi sillä, että muodostettiin CIMOn ja OPH:n keskinäinen tiedonvaihtoryhmä syventämään puolin toisin tietoa toiminnasta ja selvittämään millaisia asioita piti ratkaista ja mikä on kiireellisintä muutosviestintää. Tämän jälkeen yhdistyminen eteni eri teemaryhmien valmistelutyönä. Mikä voisi olla mahdollinen uusi tapa jos aiemmin on ollut käytössä tapa A ja tapa B? Huomio kiinnitettiin alkuvaiheessa hallinto- ja tukipalveluihin kuten henkilöstöhallintoon, talouteen, viestintään ja tietohallintoon, ei niinkään substanssiasioihin. Niiden osalta tavoite oli ‘business as usual’: yhdistymisen valmistelun ei tulisi häiritä asiakaspalvelua.

Viestinnän kannalta keskeisiksi todettiin visuaalisen ilmeen, intranetin ja julkisen verkkopalvelun uudistaminen. Kun eduskunta oli päättänyt, että uuden viraston nimi on sama kuin aiemman Opetushallituksen, uudella ilmeellä piti kyetä viestimään että kyse oli kuitenkin aivan uudesta organisaatiosta. “Tätä jouduttiin kuitenkin vielä lobbaamaan sisäisesti”, toteaa Marjo. “Viestinnän näkökulmasta tarve ilmeen uudistamiselle oli kuitenkin päivänselvä.”

Kun oli kyseessä organisaatio jolla ei vielä ollut strategiaa, visuaalisen ilmeen luominen oli erittäin haasteellista. Hansel-puitejärjestelyn puitteissa tehdyn minikilpailutuksen tuloksena toteuttajaksi valittiiin Recommended. Toteuttajan vetämän työpajan avulla edettiin logoehdotuksiin, väreihin ja muuhun konkretiaan. Kun uusi virasto virallisesti aloitti 1.1.2017, uuden ilmeen peruselementit olivat valmiina. Ensimmäisen vuoden mittaan on työstetty ilmeeseen pohjautuen erilaisia sovelluksia kuten messukonseptia, taittopohjia painotuotteille, ohjeistusta kuvailmeelle ja infografiikoille ja niin edelleen.

“Yhteistyö Recommendedin kanssa on kuitenkin sujunut loistavasti, ja he ovat olleet meille korvaamaton tuki uuden viraston alkutaipaleella”, toteaa Marjo. “Olemme edelleen ilmeeseen varsin tyytyväisiä: vaikka se jouduttiin laatimaan tavallaan etukenossa ennen vision ja mission kirkastumista, toimii se myös niiden valossa hyvin.”

Intranet ja työyhteisöviestintä

Yhteinen intranet olisi ollut muutosviestinnän kannalta kipeästi tarpeen jo vuoden 2016 aikana, mutta hanke venyi pitkälle kevääseen 2017. Yhdistymisprosessin aikana ei aina päästy siihen että sama tieto olisi tavoittanut eri henkilöstöryhmät samaan aikaan molemmissa taloissa, vaikka tämä olikin tavoitteena. Asiaa ei helpottanut se että CIMO:ssa oli totuttu avoimempaan viestintään ja säännöllisiin kasvokkaisiin tapaamisiin koko henkilöstön kanssa, kun taas OPH:ssa oli jo organisaation suuremmasta koosta johtuen luotettu enemmän vesiputousmalliin ja kerrottu valmiista päätöksistä.

Uuden viraston työyhteisöviestintää lähdettiin valmistelemaan jo vuoden 2016 kesällä koko henkilöstön kanssa yhteisessä työpajassa, johon saatiin valtionhallinnon Kaiku-rahoitusta. Yhteistyökumppanina oli mukana Humap. “Erityisen hyvin mieleen jäi future backwards -metodi: työpajassa maalailtiin, millainen olisi polku työyhteisöviestinnän taivaaseen ja mikä meidät sinne voisi johdattaa, mitkä ratkaisut taas veisivät meidät helvettiin”, kertoo Marjo. “Työpajassa nousi vahvana esiin toive avoimesta viestintäkulttuurista.”

Kun sosiaaliseen intraan kerran oli siirrytty, siltä tieltä ei ollut enää paluuta.

 

Työpaja oli hyvä pohja sosiaalisen intran rakentamiselle. CIMO:ssa oli jo aiemmin ollut menestyksekkäästi käytössä Confluencen sosiaalinen intranet. “Kun sosiaaliseen intraan kerran oli siirrytty, siltä tieltä ei ollut enää paluuta,” toteaa Marjo. “Tämä oli yksi konkreettisimmista työpajassa esille tulleista huolista”. Prosessissa ilmeni runsain mitoin ongelmia mm. valtionhallinnon Valtorin Valtti-koneisiin liittyen, mutta lopulta huhtikuussa saatiin uusi intranet toimimaan single sign-on -periaatteella.

Totuttelu sosiaaliseen intraan on kuitenkin vielä kesken. “Yritämme positiivisten esimerkkien ja konkreettisen vierihoidon kautta kannustaa henkilöstöä ottamaan intran tarjoamia mahdollisuuksia käyttöön. Sosiaalinen intra on avainasemassa uuden, avoimemman toimintakulttuurin rakentamisessa”, sanoo Marjo.

Milloin ne uudet nettisivut tulevat?

Julkisten verkkopalveluiden suhteen eletään vielä välitilassa – vanhat oph.fi ja cimo.fi ovat molemmat toiminnassa. Verkkopalvelu-uudistukselle oli ilman yhdistymistäkin suuri tarve: molemmissa organisaatioissa käytössä ollut nykyinen Innofactor Prime -järjestelmä on henkitoreissaan ja kallis ylläpitää. “Se tavallaan lohdutti, että verkkopalvelut olisi muutenkin pitänyt uudistaa”, toteaa Marjo. ”Sekä kustannuksiin että työmäärään oli jo tietyssä mielessä varauduttu.”

Verkkopalvelu-uudistus aloitettiin konseptoinnilla jo vuoden 2016 lopulla: siinä kumppanina oli Citrus. Palvelukokonaisuuksien ja asiakasryhmien tunnistamiseksi pidettiin työpajoja ja tunnistettiin kolme palveluperhettä: organisaatioasiakkaat, oppijat sekä opettajat ja muut ammattilaiset. Varsinainen uudistusprojekti jäi kuitenkin odottamaan alkuvuodesta 2017 organisaation tavoitteen, vision ja mission määrittelytyön tulosten valmistumista. “Näiden keskeisten palvelujen haluttiin heijastavan uutta tapaa toimia. Tavoitteena on miettiä kokonaan uusiksi koko OPH:n verkkoläsnäolo, ei vain mekaanisesti yhdistää kaksi olemassa olevaa verkkopalvelua.”

Verkkopalvelu-uudistukseen liittyvä toimittajan hankinta on ollut haasteellinen, ja Hanselin kautta tehdyn kilpailutuksen tulosten jäätyä laihoiksi jouduttiin turvautumaan avoimeen kilpailutukseen. Se on nyt loppusuoralla, ja uusi järjestelmä on toiveissa vuoden 2018 loppuun mennessä. “Edessä on intensiivinen vuosi, jonka aikana meidän pitää kasvattaa huomattavasti ketteryyttämme sekä omaa ymmärrystämme siitä, mitä asiakkaat meiltä haluavat, ja miten palvelut toimisivat parhaiten heidän näkökulmastaan”, sanoo Marjo. Apuna tässä työssä on valtionhallinnon digitiimi D9, jonka Opetushallitus sai kumppaniksi palvelujen uudistamisen polulle. D9:n vetämien asiakastyöpajojen avulla lähdetään pureutumaan asiakkaiden odotuksiin ja tarpeisiin, joihin kehitystyö sitten pohjautuu. Ensimmäinen sprintti on luvassa jo maaliskuussa.

Mammutti muuttaa muotoaan

Pyrkimyksenä on selvästi aktiivisempi, näkyvämpi ja osallistuvampi rooli kuin aiemmin.

Visuaalisen identiteetin ja verkkopalveluiden sijaan merkittävin muutos on kuitenkin siinä, miten uuden Opetushallituksen viestintää ja toimintakulttuuria on kokonaisuudessaan lähdetty muuttamaan: mitä tavoitellaan ja miten OPH näkyy julkisuudessa?

Pyrkimyksenä on selvästi aktiivisempi, näkyvämpi ja osallistuvampi rooli kuin aiemmin. Perinteisesti OPH:ssa on oltu aika varovaisia – on tarkistettu ja varmistettu, ja kannettu huolta myös työnjaosta ministeriön kanssa. Tyhjiötä keskusteluun osallistumisesta on aktiivisesti täyttänyt mm. ammattijärjestö OAJ viestintäyksikköineen. “OPH:n tulee ottaa paikkansa keskustelussa koulutuksen kehittämisestä vastaavana asiantuntijaorganisaationa”, sanoo Marjo. “OAJ on kuitenkin edunvalvontaorganisaatio.”

Opetushallituksen – vanhan ja uuden – erityisenä painolastina on se, että Opetushallituksen sanomiset on perinteisesti otettu vakavasti. “Uudenlainen viestinnän saama vastaanotto on tullut osalle vanhan CIMOn ihmisistä vähän yllätyksenäkin. Opetusasioiden tematiikka tulee ihmisten arkeen ja iholle, kaikilla on asiasta kokemusta ja mielipide ja asiat herättävät vahvoja tunteita ja reaktioita esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. CIMO ei samalla tavalla kiinnostanut suurta yleisöä, mutta koulu on yhteiskunnan ydintoiminto”, Marjo toteaa.

Heti uuden viraston aloittaessa lähdettiin koko henkilöstön kanssa työstämään yhteisiä tavoitteita ja toimintatapaa. Apuna oli Fountain Parkin verkkoaivoriihi: mikä on uudelle OPH:lle tärkeää? Sen jälkeen ryhdyttiin Humapin fasilitoimana työstämään visiota ja missiota sekä keskustelemaan siitä, miten uudessa virastossa halutaan toimia. Henkilöstö saatiin todella hyvin mukaan, ja yhteinen työskentely auttoi rikkomaan vanhoja organisaatiorajoja. Keskustelujen tulokset talletettiin verkkotyökaluun ja niitä jalostettiin usealla kierroksella. Juhannuksena 2017 uudet tavoitteet oli kiteytetty.

Opetushallituksen visio

“Keskustelua kiteytyksistä käytiin paljon: jokaista sanaa puntaroitiin, kaikella on merkitystä”, sanoo Marjo. “Esimerkiksi ‘oppija’ voi viitata niin kouluikäisiin, aikuisiin kuin kokonaisiin organisaatioihinkin.”

Kulttuurinmuutoksen osallistava toteutustapa on saanut kiitosta henkilöstöltä. Syksyllä 2017 työskentelyä jatkettiin kevään pohjalta. Johtotiimi nimesi seitsemän kehittämisohjelmaa, jotka saivat yhteisen nimityksen Opetushallitus 2.0: ne ovat avainalueita, joilla Opetushallituksen toimintaa pitäisi kehittää. Kuka tahansa henkilöstöstä sai ilmoittautua, eikä vetäjiäkään nimetty perinteiseen tapaan johdon tai päälliköiden piiristä, vaan heidät valittiin kiinnostuksensa ilmoittaneiden joukosta. Alkoi “sadan päivän rutistus”, jonka aikana ryhmät kartoittivat oman osa-alueensa tilanteen ja tekivät esityksen siitä miten edetään. Koko ajan pidettiin mielessä keväällä tehdyt tavoitteet, visio ja missio. Nyt vuoden 2018 alussa ollaan siinä vaiheessa, että johtotiimi on päättänyt millaisiin konkreettisiin toimiin ryhdytään ryhmien esitysten pohjalta. “Esimerkiksi uuden asiakaspalvelujärjestelmän hankinta on jo alkamassa, ja parinkin teeman puitteissa ollaan käynnistämässä uutta verkostossa tehtävää kehittämistyötä”, kertoo Marjo.

OPH 2.0 teemat

“Kaikki ollaan vielä täällä töissä”

Toimintatapojen muutos ei tapahdu sormia napsauttamalla, kulttuurinmuutoksesta puhumattakaan. “Rankkaahan tämä on ollut”, sanoo Marjo. “Jokainen voi kuvitella, millainen työmäärä tässä on ollut viestinnälle jo siksi, että tavallaan kaikki työkalut menivät uusiksi. Viestinnän kannalta rakenteet ja osaaminen eivät myöskään kaikin osin vielä ole toivotulla tasolla: ollaan polun alkuvaiheessa. Viestintä toimintona ostaa parhaillaan sitä luottamusta että meidät kannattaa ottaa mukaan. Jos viestintä koetaan poliisina, joka torppaa kaikki ideat, aina sanoo ei, eikä tarjoa vaihtoehtoja tai tuo lisäarvoa, niin luottamusta ei synny.”

Yllätyksiä ja ad hoc -tilanteita on koko ajan: osin ne kuuluvat viestinnän luonteeseen, osin taas ovat vielä itseaiheutettuja, kun yhteisiä työtapoja hiotaan. On haastavaa yhdistää pitkäjänteinen kehitystyö arjen tuhansiin tehtäviin. Tämä opittiin OPH:ssakin kantapään kautta. Verkkopalvelu-uudistuksessa käytettävä ketterän kehittämisen periaate sopii Marjon mukaan kehittämistyön organisointiin yleensäkin. ”Olemme todenneet, että aika kehittämistyölle pitää vaan ottaa: jos kehittämistä yrittää tehdä siinä sivussa arkityön rinnalla, asiat eivät etene: tarvitaan tietoisia rutistuksia, sprinttejä. Ja jos koettaa tehdä liian montaa asiaa kerrallaan, koodinvaihtamiseen eri tehtävien välillä menee yllättävästi aikaa. Pitäisi osata viedä yksi asia kerralla maaliin. Meillä tiimit ovat esimerkiksi pitäneet minivetäytymisiä, joissa on saatu asioita hyvin eteenpäin. ”

Perinteinen kysymys ison rupeaman jälkeen: miltä nyt tuntuu?

“On sellainen selviytyjäolo”, nauraa Marjo. “Jossain vaiheessa tunnelma oli aika tuskainen kaiken perustan luomistyön ja kehittämisen keskellä, mutta kaikki me viestijät ollaan edelleen täällä töissä. Nyt on työn alla OPH 3.0.”