Mistä puhutaan, kun puhutaan ajan puutteesta?
Tämäkin teksti on niin paljon myöhässä alkuperäisestä tavoitteesta, etten kehtaa sitä tässä kertoa. “En ole ehtinyt.” “Ei ole ollut aikaa.” Tuttuja selityksiä, joita jaellaan niin itselle, kollegoille, esimiehelle, puolisolle, lapsille, ystäville silloin, kun jokin tehtävä vaan roikkuu ja roikkuu eikä tule suoritetuksi. Tai kun torjutaan jokin uusi idea tai toimintatapa siksi, että “sellaiseen ei ole aikaa”. Tuttuja ovat myös kiukun ja tyytymättömyyden tunteet, joita tekemättömistä töistä seuraa.
Tunnustan itse ensimmäisenä heikkouteni, mutta kohtaan monesti myös asiakastyössä “ajan puutteen” aiheuttaman ongelman. Viestinnän muutosprojektien ja käytännön toteutusten eteneminen tökkii, koska asiakkaan puolella ei ole ollut aikaa. Meillä palveluntuottajilla on eri tilanne, koska emme tietenkään voi ylittää lupaamiamme toimitusaikoja. Mutta viestinnän kehittäminen ja tekeminen on tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Jos ei asiakas saa omaa osuuttaan hoidettua, meille tulee jopa vaikeuksia toimittaa meiltä ostettua palvelua ja erityisesti niiltä odotettuja tuloksia.
Asiakkaita tekisi näissä tilanteissa mieli auttaa, mutta en ole tiennyt miten. Huomaan, että kyse on muusta kuin ajan puutteesta, mutta en osaa tehdä asialle mitään. Siksi olemme pyytäneet apuun niitä ketkä osaavat. Kysyin henkilöstövalmentaja ja työnohjaaja Päivi Hoikkalalta, mistä ajan puutteessa oikeasti on kysymys. Miksi emme löydä aikaa asioille, jotka koemme tärkeiksi?
Tärkeää, kiireellistä, molempia vai ei kumpaakaan?
Päivi neuvoo miettimään konkreettisia työtehtäviä ja niiden vaikuttavuutta nelikentän avulla. Tehtävät sijoitetaan nelikenttään sen mukaan, ovatko ne:
- tärkeitä ja kiireellisiä
- tärkeitä mutta eivät kiireellisiä
- eivät tärkeitä mutta kiireellisiä
- eivät tärkeitä eivätkä kiireellisiä
Tärkeät ja kiireelliset tehtävät tulee hoidettua ensin. Sen sijaan tärkeät mutta ei-kiireelliset tehtävät tuppaavat jäämään kaiken muun alle.
“Tärkeistä mutta ei-kiireellisistä tehtävistä monet asiat ovat sellaisia, jotka vaikuttavat työsuoritukseen, hyvinvointiin ja jaksamiseen. Niillä on usein paljon muitakin vaikutuksia kuin pelkkä työn saattaminen tehdyksi. Entä jos nämä tehtävät olisivatkin tärkeitä ja kiireellisiä?”
”Tärkeistä mutta ei-kiireellisistä tehtävistä monet asiat ovat sellaisia, jotka vaikuttavat työsuoritukseen, hyvinvointiin ja jaksamiseen. Niillä on usein paljon muitakin vaikutuksia kuin pelkkä työn saattaminen tehdyksi.”
Päivi kehottaa miettimään, minkä kukin tiimissä ajattelee olevan ei-tärkeää mutta kiireellistä. Mitä sieltä voisi karsia pois? Miksi nämä tehtävät ovat kiireellisiä mutta eivät tärkeitä? Tällaisia ovat monet työn keskeytyksen aiheuttavat tehtävät kuten sähköpostit ja puhelut.
“Teemme arjessa koko ajan valintoja. Emme tule välttämättä ajatelleeksi sitä, onko tehtävä, johon juuri nyt panostan, tärkeä vai ei. Usein menemme tiedostamatta helppouden ja tuttuuden kautta, mikä ei palvele itseämme eikä organisaatiota. Kiireen tuntu on aina läsnä, ja silti kysymme, miksi emme saa aikaan. Teemme sitä mihin on helpoin tarttua.”
Kiireettömät ja ei-tärkeät tehtävät ovat paljastavia ja niistä useimmat joutaisivat Päivin mukaan suoraan romukoppaan. Niiden tunnistaminen tuo näkyväksi sen, mihin kaikkeen sellaiseen, mitä ei tarvittaisi lainkaan, menee aikaa.
“Tekemättömät työt kuormittavat todella paljon. Yleensä kun niihin ryhtyy, ne eivät olekaan enää niin kamalia.”
Fokus ja motivaatio – näihin voi itse vaikuttaa!
Tekemättömiä töitä kannattaa Päivin mukaan analysoida myös motivaation ja oman fokuksen kautta: missä on fokukseni, mikä minua motivoi. Usein ajatukset ovat jo ennen aloittamista jossakin, mikä ei ainakaan auta aloittamaan. Maalataan piruja seinille. Jos tehtävänä on esim. blogiartikkelin kirjoittaminen, mutta alkuun ei meinaa millään päästä, voi miettiä, missä oma fokus on ja mikä motivoi bloggauksen kirjoittamisessa.
“Moneen tehtävään liittyy uskomus, että sen pitäisi olla helppoa ja syntyä itsestään. Vankasti uskotaan siihen, että kaikki muut osaavat ja minä en. Jos fokus on tässä hetkessä, kun en millään viitsisi enkä usko omiin kykyihini, aloittaminen on varmasti vaikeaa.”
“Moneen tehtävään liittyy uskomus, että sen pitäisi olla helppoa ja syntyä itsestään.”
Fokus kannattaa asettaa tulokseen eikä tekemiseen. Voi ajatella esim. mielihyvän ja tyytyväisyyden tunteita, joita on kokenut saatuaan jonkin tehtävän valmiiksi. Siivous harvoin tekemisenä motivoi, mutta siisti koti on hyvä motivaattori. Jos tekeminen on miellyttävää mutta lopputulos huolettaa, huomio kannattaa pitääkin tekemisessä.
“Kyse on pitkälti itsensä johtamisesta. Se kohta, jolloin on aikomus tehdä jotain, on se hetki, jolloin itseään on otettava niskasta kiinni ja löydettävä motivoivat tavat ajatella. Niihin voi vaikuttaa tietoisesti.”
Päivi huomauttaa, että kyse on myös siitä, mitä vaadimme itseltämme. Olemmeko ulkoistaneet motivaation? Silloin mukana on paljon sekä todellisia että oletettuja muiden odotuksia, jotka joko jarruttavat tai mahdollistavat.
”Olemmeko ulkoistaneet motivaation?”
Minua motivoi tämän kirjoituksen loppuun saattamiseen tällä kertaa se, että sain päättää viikon tyytyväisyyden tunteeseen valmiista työstä ja aloittaa uuden viikon ilman, että homma roikkuu edelleen listalla. Itselleni jokainen bloggaus on jokseenkin tuskaisen synnytyksen tulos. Mutta nyt tämäkin kirjoitus on valmis, ja se tuntuu hyvältä!
Päivi on yksi Viestintäairut-valmennuksen kouluttajista. Asiakkaamme voivat pyytää Päiviä apuun, jos tarvitaan tukea viestinnän pinnan alla kuplivien asioiden kuten motivaation, työhyvinvoinnin, esimiestyöskentelyn, työyhteisöviestinnän, ajanhallinnan tai muun vastaavan työstämiseen.
