Ei kamppista, ei inspisluentoo vaan viestintästrategia
Mistä päästä aloittaa, kun kunnalta puuttuu niin viestintästrategia kuin Facebook-sivu? Polkaistako pari some-tiliä pystyyn tai pykätäkö somestrategia? Järjestääkö henkilöstölle inspisluento? Edetkää kuten Hangossa: pienin mutta määrätietoisin askelin, vahvalla johdon mandaatilla, viestintästrategia edellä. Tyhjä pöytä on täynnä mahdollisuuksia! Kävin ottamassa selvää, mitä ja miten Hangossa on tehty.
Kuva: Paulina Rökman
Kun Hangon kaupungin tiedottaja Nina Näsänen 5 vuotta sitten astui virkaansa, kaupungilla ei vielä ollut tiedottajaa. Vuonna 2012 perustettiin viestintätiimi, johon kuuluu kaupunginjohtaja, tiedottaja ja kansliapäällikkö. Iso pyörä alkoi pyöriä, kun Denis Strandell, pitkään finanssialalla toiminut kauppatieteiden maisteri, aloitti Hangon kaupunginjohtajana syksyllä 2015. Kaupungille ruvettiin tekemään sen ensimmäistä viestintästrategiaa.
“Mietimme ensin somestrategian laatimista, mutta se on kuitenkin vain yksi osa viestintää. Siksi tehtiin viestintästrategia”, Nina Näsänen kertoo.
Miksi, kenelle, kuka ja miten?
Hyvän pohjan rakentaminen aloitettiin perusasioista: Mikä on viestinnän tarkoitus, mitkä ovat sen kohderyhmät ja kanavat? Missä ja miten tavoittaa kunnan asukkaat ja siellä jo toimivat yritykset ja yhteisöt? Entä potentiaaliset uudet asukkaat ja yritykset, matkailijat ja kesäasukkaat? Entä miten kunnan sisäinen viestintä järjestetään?
Viestinnän tehtävät johdettiin kaupungin strategiasta. Sen avainsanoja ovat esimerkiksi vetovoimaisuus, vireys, sujuva arki, elinvoimaisuus ja yritystoiminta. Viestintä on kaupungin markkinointia ja positiivisen mielikuvan luomista. Kyse ei ole sanahelinästä vaan vakavista keinoista taistelussa laskevaa asukaslukua, teollisuudesta kadonneita työpaikkoja ja koko Raaseporin seutukuntaa koetellutta rakennemuutosta vastaan. Syyskuussa 2016 Hangon kaupungin viestintästrategia vietiin valtuuston hyväksyttäväksi.
“Veimme viestintästrategian valtuustoon asti, koska siten sitoutimme valtuuston jäseniä siihen.”
Viestintästrategiassa mainittu avoin, vastuullinen ja vuorovaikutteinen viestintä ei toteudu itsestään tai sattumalta. Hangon kaupungilla on yli 600 työntekijää. Toimiva sisäinen viestintä todettiin tärkeäksi pohjaksi ulkoiselle viestinnälle.
Kuten monissa kunnissa, Hangossa on käytössä hajautetun viestinnän malli. Toimialajohtajat ovat ensisijaisesti vastuussa oman toimialansa viestinnästä. Koko kaupungin esimiehille pidettiin koulutus, jossa viestintästrategia ja siihen kuuluva sosiaalisen median ohjeistus käytiin läpi.
Edelleen ajatellaan, että minä teen nyt näitä oikeita töitä ja viestintä on jotain muuta. Olemme kuitenkin kaikki viestijöitä tavalla tai toisella.
“Edelleen ajatellaan, että minä teen nyt näitä oikeita töitä ja viestintä on jotain muuta. Olemme kuitenkin kaikki viestijöitä tavalla tai toisella. Poliitikkokaan ei voi välillä ottaa poliitikon hattua päästään ja sanoa puhuvansa nyt yksityishenkilönä”, Näsänen toteaa.
Koskettavia kirjeitä ja kuumia keskusteluja
Strategisen työn lisäksi vuoden kuluessa on aloitettu jo monia viestinnän käytäntöjä. Elokuussa 2016 kaupungille avattiin Facebook-sivu. Muun muassa kirjastolla, kulttuuritoimella, museolla ja matkailulla oli sellainen jo ennestään, viimeksi mainitulla jopa varsin maineikas, mutta kaupungin yleistä Facebook-sivua oltiin saatu odottaa. Se avattiin, kun oltiin hyvän pohjatyön avulla ensin mietitty, mitä sillä tavoitellaan.
Viestintästrategia ei ole vain somea, digiä ja intraa. Uudet asukkaat huomioidaan Hangossa kirjepostilla. Heille lähetetään kaupunginjohtajan kirje, jossa heidät toivotetaan tervetulleeksi kaupunkiin ja kutsutaan kaupungin infotilaisuuteen. Näissä kahdesti vuodessa järjestettävissä tilaisuuksissa kerrotaan mm. kaupungin peruspalveluista ja tehdään kaupunkia ja sen ihmisiä muutenkin tutuiksi.
Työ viestinnän kehittämiseksi on toki vasta alussa. Parhaillaan Nina Näsänen rakentaa tiimiä, joka kommentoi ja vastaa kysymyksiin sosiaalisessa mediassa. Sillä eipä taida olla paikkakuntaa, jossa ei olisi mielipiteitä jakavia ja tunteita herättäviä puheenaiheita! Asukkaita täytyy kuunnella ja keskusteluun osallistua. Kun perusta ollaan saatu riittävän vahvaksi, mennään askel askeleelta eteenpäin. Näsänen arvelee, että seuraavaksi avataan kaupungille Twitter-ja Instagram-tili.
Kun perusta ollaan saatu riittävän vahvaksi, mennään askel askeleelta eteenpäin.
“Tavoitteemme on, että viestintä menisi meillä kaikilla Hangon kaupungilla työskentelevillä ytimeen, oli kyseessä sitten puhelu tai sähköpostiviesti. Vaikka viestintästrategia sisältää paljon velvoitteita ja ohjeita, tarkoituksemme on kannustaa ja rohkaista positiivisella asenteella kaikkia osallistumaan”, Näsänen sanoo.
Sivun yläreunan kuva: Peter Lundqvist
